关于开展公司档案管理专项检查工作的通知

各部门、各子公司：

档案作为公司经营管理活动的重要原始记录，承载着企业发展历程中的关键信息，其规范管理直接关系到业务开展的连续性、合规性及风险防控能力。近年来，随着公司业务规模持续扩大，各类档案数量大幅增长，档案类别也日益复杂，涵盖文书档案、合同档案、财务档案、人事档案、项目档案等多个领域。为全面排查当前档案管理工作中存在的漏洞与不足，进一步规范档案收集、整理、保管、利用等各环节操作，确保档案资源的完整、安全与高效利用，经公司管理层研究决定，将组织开展档案管理专项检查工作。现将具体事项通知如下：

本次专项检查工作旨在通过系统化、全方位的排查，摸清各单位档案管理现状，重点解决档案归档不及时、分类不规范、保管条件不达标、借阅流程不严格等问题，同时建立健全档案管理长效机制，提升全体员工的档案管理意识，为公司战略决策、业务开展及风险应对提供坚实的档案支撑。各单位需高度重视此次检查工作，将其作为提升内部管理水平的重要契机，切实落实主体责任，安排专人负责统筹协调，确保检查工作有序推进、取得实效。

一、检查范围

本次检查覆盖公司总部各部门及所有子公司，检查时段为 [具体起始年份] 1 月 1 日至 [本次检查前一年] 12 月 31 日期间形成的各类档案，具体包括但不限于以下类别：

1. 文书档案：涵盖公司内部印发的通知、报告、纪要、决议等文件，以及外部接收的各类函件、批复、协议等具有保存价值的文书资料；
2. 合同档案：包括公司与客户、供应商、合作伙伴等签订的各类业务合同、合作协议、补充协议等，同时需检查合同签订过程中的审批文件、附件资料及履约记录；
3. 财务档案：涉及会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、税务申报资料、银行对账单等财务相关文件，需确保财务档案的完整性、准确性与合规性；
4. 人事档案：包含员工入职登记表、劳动合同、薪酬福利资料、绩效考核记录、培训档案、奖惩文件、离职手续等人事管理档案，需严格遵循人事档案管理相关规定；
5. 项目档案：针对公司已完成或正在推进的各类项目，检查项目立项批复、可行性研究报告、设计方案、施工图纸、验收报告、项目总结等项目全生命周期档案；
6. 电子档案：包括以电子形式存储的各类档案，如电子文档、扫描件、音视频资料等，需检查电子档案的存储安全、备份机制、格式规范及可读性。

二、检查内容

（一）档案管理制度建设与执行情况

1. 各单位是否根据国家相关法律法规及公司档案管理规定，结合自身业务特点制定了完善的档案管理实施细则，制度内容是否涵盖档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、销毁等全流程；
2. 档案管理制度是否得到有效执行，是否定期组织员工开展档案管理培训，员工对档案管理规定的知晓程度及执行情况如何，是否存在因制度执行不到位导致的档案管理问题；
3. 是否建立档案管理岗位责任制，明确档案管理人员的职责分工，档案管理人员是否具备相应的专业能力，是否定期进行业务学习与技能提升。

（二）档案收集与归档情况

1. 各业务环节形成的档案是否及时收集，是否存在档案资料遗漏、丢失或延迟归档的情况，尤其是重要合同、关键决策文件等是否第一时间纳入档案管理；
2. 归档档案的完整性如何，每份档案是否包含正文、附件、审批文件、支撑材料等全套资料，是否存在缺页、破损、涂改等现象；
3. 档案归档流程是否规范，是否履行了归档审批手续，归档文件的分类、编号是否符合公司档案分类编号规则，文件排列顺序是否合理。

（三）档案保管条件与安全管理

1. 档案保管场所是否符合安全要求，是否具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温等 “六防” 措施，是否配备必要的消防器材、温湿度调控设备、防虫药剂等；
2. 档案存放设施是否规范，档案柜、档案盒等是否符合标准，档案是否按类别、编号有序存放，是否存在乱堆乱放现象；
3. 电子档案存储是否安全，是否采用专用存储设备，是否建立了异地备份、定期备份机制，备份数据是否定期进行检测与恢复测试，是否存在数据丢失、泄露风险；
4. 档案保管环境是否定期检查，是否建立档案保管日志，记录温湿度变化、设施运行情况、检查结果等信息，对发现的问题是否及时采取整改措施。

（四）档案利用与借阅管理

1. 档案利用是否建立了规范的审批流程，员工借阅档案是否履行了申请、审批手续，是否明确借阅期限、使用范围及保密要求；
2. 档案借阅登记是否完整，是否详细记录借阅人、借阅档案名称、编号、借阅日期、归还日期等信息，是否存在未登记借阅或逾期未归还的情况；
3. 档案利用过程中是否采取了保密措施，是否存在档案信息泄露、擅自复制、传播档案内容等违规行为，对涉及公司商业秘密、核心数据的档案是否采取了特殊保护措施；
4. 是否建立档案利用效果反馈机制，了解档案利用对业务开展、决策支持的实际作用，是否存在因档案利用不充分导致的工作效率低下问题。

（五）档案鉴定与销毁管理

1. 是否定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，鉴定工作是否由档案管理人员、业务部门负责人及相关专业人员组成鉴定小组，按照规定程序开展；
2. 档案鉴定结果是否形成书面记录，对确无保存价值的档案是否履行了销毁审批手续，销毁过程是否有专人监督，是否建立销毁档案清单及销毁记录；
3. 是否存在擅自销毁档案的情况，对仍有保存价值但已超过原定保管期限的档案，是否按规定延长保管期限并重新标注。

三、检查时间安排

本次专项检查工作分为自查自纠、现场检查、整改落实三个阶段，具体时间安排如下：

（一）自查自纠阶段（[自查开始日期] – [自查结束日期]）

各单位需对照本通知要求，组织开展全面自查工作，逐项梳理档案管理情况，认真查找存在的问题与不足。自查过程中需填写《档案管理专项检查自查表》（详见附件 1），对发现的问题要深入分析原因，制定详细的整改计划，明确整改责任人、整改措施及完成时限，并形成自查报告。自查报告需包括自查工作开展情况、存在的主要问题、整改计划及下一步工作打算等内容，经单位负责人签字盖章后，于 [自查报告提交日期] 前报送至公司档案管理部门（联系人：[联系人姓名]；联系电话：[联系电话]；电子邮箱：[电子邮箱地址]）。

（二）现场检查阶段（[现场检查开始日期] – [现场检查结束日期]）

公司将成立专项检查小组，由档案管理部门牵头，联合法务、财务、人事、风控等相关部门人员组成，对各单位档案管理情况进行现场检查。检查小组将通过听取汇报、查阅资料、实地查看档案保管场所、抽查档案样本等方式，核实各单位自查情况，深入了解档案管理实际状况。现场检查过程中，检查小组将填写《档案管理专项检查现场检查表》（详见附件 2），对检查发现的问题现场反馈，与被检查单位沟通确认。现场检查结束后，检查小组将形成初步检查意见，反馈至各被检查单位。

（三）整改落实阶段（[整改开始日期] – [整改结束日期]）

各单位需根据自查发现的问题及现场检查反馈的意见，进一步完善整改计划，加快推进整改工作。整改完成后，需形成整改报告，详细说明问题整改情况、整改成效及建立的长效机制，经单位负责人签字盖章后，于 [整改报告提交日期] 前报送至公司档案管理部门。公司将对各单位整改情况进行跟踪检查，对整改不力、问题突出的单位，将进行通报批评，并责令其限期重新整改；对整改成效显著的单位，将在公司内部予以表扬。

四、工作要求

（一）提高思想认识，加强组织领导

各单位要充分认识此次档案管理专项检查工作的重要性，将其作为规范内部管理、防范经营风险的重要举措。单位负责人需亲自部署、亲自过问，明确分管领导及具体责任人，统筹协调自查、迎检及整改工作，确保各项任务落到实处。严禁出现敷衍了事、消极应付的情况，确保检查工作不走过场、取得实效。

（二）严格自查整改，确保全面覆盖

各单位在自查过程中要坚持实事求是、全面细致的原则，对档案管理的各个环节、各类档案进行逐一排查，不得遗漏任何问题、任何死角。对发现的问题要敢于正视，不隐瞒、不回避，深入分析问题根源，制定切实可行的整改措施。要建立问题台账，实行销号管理，确保每一个问题都能得到有效解决，切实提升档案管理水平。

（三）积极配合检查，提供真实资料

在现场检查阶段，各单位要积极配合检查小组的工作，按照要求提供相关档案资料、制度文件、记录表单等，不得拒绝提供、拖延提供或提供虚假资料。对检查小组提出的疑问要及时解答，对发现的问题要主动认领，共同探讨整改思路与措施。检查过程中要做好沟通协调，确保现场检查工作顺利开展。

（四）建立长效机制，巩固整改成果

各单位要以此次专项检查为契机，举一反三，深入总结档案管理工作中的经验与教训，进一步完善档案管理制度体系，优化档案管理流程，加强档案管理人员队伍建设，不断提升档案管理的规范化、标准化、科学化水平。要将档案管理工作纳入日常管理范畴，定期开展自查与评估，防止问题反弹，确保档案管理工作持续改进、长效发展。

（五）严肃工作纪律，强化责任追究

本次专项检查工作将严格遵循公平、公正、公开的原则，对在检查中发现的违规违纪行为，将按照公司相关规定严肃追究相关单位及人员的责任。对因档案管理混乱导致公司利益受损、造成不良影响的，将依法依规进行处理；对在检查工作中表现突出、成效显著的单位及个人，将给予适当奖励。

附件：1. 《档案管理专项检查自查表》

2. 《档案管理专项检查现场检查表》

[公司名称]

[通知发布日期]