这个走查文档，提高了我200%的工作效率

 

之前做了一个走查文档，效率提高了不少。

为什么要做走查文档？看下我遇到的问题就知道：

目前我负责设计的产品还属于初级阶段，一开始上线前或上线后我们都会有问题统一截图，然后放到Word进行整理，最后发到工作群里并@相关人员这么个环节。

前期这么做确实够效率，也没有发现什么问题。

但随着产品的不断优化及产品越来越多，相对应提产品问题的人也随之增加了不少。

从最初的1~3个，变成3~5个，甚至更多！

更新一个版本，一人一个Word文档，这一下子就出去不下5个文档。

前端那边还别说解决问题，光看这些文档就得一个头两个大，解决问题的效率肯定大打折扣。

时间长了，群里的文档越来越多，提的问题是否合理？哪些文档问题是已经完成了，哪些是未完成，未完成的原因是什么？等等，这些都很难实时跟进到。

你说是不是人员不够，可能是不够，但单纯为了解决这个问题新增一个岗位，从公司角度出发，显然是不合理的。

以上问题时间久了，很容易造成问题堆积的越来越多，就算解决了，也很难给问题反馈者一个回复，最后就是负负得负！

总结一下，大概有这么几个问题

1、文档信息太多，到最后都懵了 ；

2、问题太多，跟进反馈不及时 ；

3、这个问题为什么没改，遗漏了还是什么情况？

...

那么如何解决？

同频很重要，让大家在目标上建立共识，实现「目标同频」。

做设计走查文档也是这个目的，对齐目标，进而效率完成目标。

要做到目标同频，就需要改变目前的方式，从「群推进」的方式，改为「线上文档推进」

第一步：选择协作工具。

这选择就比较多了，比如说：飞书、语雀、腾讯文档等等都行。

前提是一定要与相关人员，尤其是前端开发进行沟通，然后再去落地。

这个时候想到一个大多数人关心的问题，「设计师如何与前端拉近关系」，看看ChatGPT的回答。

核心关键词就是要做到「提前沟通」。

第二步：抄

有部分同学可能会对这个词不感冒，甚至反感。

其实「抄」，在我看来就是站在巨人的肩膀上成长最快的路径。

但也不能生拉硬搬的套上去，这就失去「抄」的意义，当你直接搬过来用的时候会发现很难用。

带上自己的思考抄，才更有意义，也能有效地提高自己。

根据自己的问题和需求列出123...来进行排序，感觉差不多了就再去与相关人员沟通一下，看看大家有没有什么意见。

第三步：整理需求，制作表格文档。

整理完之后，要定好文档规则，对相关人员简单培训一下如何使用这个文档。

最后就可以投入实践了，要随时根据使用问题对这个表格文档进行优化。

分享一下我目前用的表格：

你会发现这个表格很简单，但也确实极大地解决了以上的痛点问题。

这个版本有哪些问题，解决了哪些问题，解决不了的问题是什么原因，没修改好的问题应该找哪个前端沟通等等，每个问题的状态一目了然。

前端也不用同时看几个word，只需要看这一个就可以了。

走查文档的意义莫过于此吧！

最后

看下ChatGPT是如何回答走查文档相关问题的。

接着再让ChatGPT帮我设计一个表格出来。

挺有意思的，对后面文档的优化提供了一些思路。

走查文档你会了？那么需求文档是不是也可以按照这个方法来？

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