公文管理制度

公文管理制度

第一章 总则

第一条 为了实现公司公文处理作的规范化、标准化和制度化，提高公文处理的质量和效率，保证公文的严肃性，根据《国家行政机关公文处理办法》的原则，结合公司实际，特制定本制度。

第二条 公文处理必须做到及时、准确、安全、规范，必须严格执行有关保密法规，确保公司商业秘密的安全。

第三条 公司各部门应当高度重视公文处理工作，遵守本制度并加强对公文处理工作的领导和检查。养成实事求是和认真负责的工作作风，提高公文处理工作的效率和质量。

第四条 公司综合部是公文处理的归口管理部门，主管公司并指导各部门公文处理工作，负责公司公文的统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。

第五条 凡以公司名义行文的一切书面文件（含电子文件），均适用本制度。

第二章 公文种类

第六条 公司常用公文种类主要包括：

（一） 决定：用于对重要事项作出决策和安排。

（二） 意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。

（三） 通知：用于任免干部，传达上级指示，转发上级和不相隶属有关单位的公文，发布要求各部门办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项。

（四） 通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

（五） 报告：用于向上级领导汇报工作、反映情况、答复上级有关单位的询问。

（六） 请示：用于向上级领导或有关单位请求指示、批准。

（七） 批复：用于公司回复有关单位的请示。

（八） 制度（办法）：用于发布公司的规范经营管理等行为的规章制度，用于对特定范围内工作和事务制定具有约束力的行为规范。

（九） 函：用于公司与其他不相隶属的单位之间商洽工作、询问和答复问题，向与公司无隶属关系的有关业务主管部门请求批准相关事项等。

（十） 会议纪要：用于记载和传达公司内各有关重要会议主要精神和议定的事项。

第七条 公文按照行文方向分为：

上行文：指下级机关向所属上级机关的发文，如请示、报告。

平行文：指平行机关或不相隶属的机关之间的发文，主要是函，也包括一些纪要。

下行文：指上级机关对所属下级机关的发文，如决定、通知、通报、批复等。

第三章 公文格式

第八条 规范的公文一般由发文字号、标题、缓急程度、秘密等级、主送单位/部门、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送单位/部门、印发单位/部门等部分组成。

（一） 涉及公司商业秘密的公文应当标明密级。其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

公文按机密程度可分为以下几类：

1．绝密：指极为重要并且不得向无关人员泄露内容的公文。

2．机密：指次为重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的公文。

3．秘密：指不宜向公司以外人员透露内容的公文。

4．普通：指非秘密公文。如附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当别论。

5．传阅：指在本公司内部传阅或传达的公文。

（二） 紧急文件应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

（三） 发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字，用套红大字居中印在公文首页上部。

（四） 发文字号应包括公司代字、年份、序号组成。

（五） 上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（六） 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题用2号方正小标宋简体字居中排布。

（七） 正文是公文的主体部分。用3号仿宋体字。

（八） 主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称、统称。

（九） 抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或规范化简称、统称。

（十） 公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件序号和名称。应在正文下空一行左空2字的位置用3号仿宋体字标识。

（十一） 成文日期，会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准；领导签发的，以领导签发的日期为准；一般信函、传真，以发出日期为准。

（十二） 内容不宜对外公开的，应当在文件首页右上角适当位置注明“内部文件”。

（十三） 公文除会议纪要以外，应当加盖印章。

（十四） 公文应当标注主题词。上行文按照上级单位的要求标注主题词。“主题词”用3号黑体字，后标全角冒号，词目用3号黑体字，词目为三个能反应文章内容的词组，词目之间空1字。

第八条 公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章 行文规则

第九条 行文应当确有必要，注重效用。

第十条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

第十一条 上报的公文，应当在首页注明签发人姓名。

第十二条 公司内设部门机构原则上不得对外正式行文，只就一般事务性函行文。

第十三条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。“报告”不得夹带请示事项。

第五章 文件编号

第十四条 每份文件都必须设置编号，不得重复或遗漏。

（一） 红头文件

红头文件的编号按国家公文编号有关标准执行。

（例：连诚[2017]1号，表示为“河南连诚建筑安装工程有限公司2017年第1号红头文件”）

（二） 会议纪要

按年度顺序编“连诚字［20××］×号”。

（三） 其他类型的文件

公司其他文件，根据业务发展和管理的需要，另行确定。

第六章 发文办理

第十五条 发文办理包括拟稿、核稿、签发、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。

第十六条 拟稿：公文由相关部门负责拟稿，初稿形成后，经相关部门会签；拟稿部门针对会签意见修订，形成正式文稿。草拟公文应当做到：

（一） 符合国家的法律、法规及其他有关规定。

（二） 情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三） 结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”第四层为“（1）”。

（四） 引用公文应当先引标题，后引发文字号。

（五） 文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

（六） 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第十七条 核稿:正式文稿经部门负责人审核，交办公室主任复核。

核稿把关的重点是：

（一） 是否需要行文；

（二） 是否符合国家的法律法规和方针政策及有关规定；

（三） 涉及多个部门的文件是否已会签；

（四） 提出的要求和措施是否明确具体、切实可行；

（五） 文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本适度的有关规定。

第十八条 印制。对文件打印清样进行全面校对无误后方可印制；印件要格式正确、整洁、美观、份数准确。综合部负责红头文件的印制和装订。

第七章 收文管理

第十九条 综合部负责公司外来文件以及各部门报送公司领导的文件的处理。各部门负责本部门外来文件以及公司下发文件的处理。

第二十条 收文办理一般包括签收、登记、分发、拟办、批办、承办、督办、立卷、归档、销毁等程序。

第二十一条 签收：收到文件应以签字或盖章的方式给发文单位以凭据。

第二十二条 登记：对收文的特征和办理要求进行记载，如标题、发文单位、缓急度等。

第二十三条 拟办：各部门收到的外来文件，对指名或亲启件原则上直接送收件人；不能明确收件人或重要来件应先汇总至公司综合部，由综合部拆开后据情填写《收文处理签》提出办理意见，送上级领导批阅。

第二十四条 分发：综合部根据领导批示，对来文进行跟进办理，对需要公告的事项，通过会议、公告栏等方式负责传达；对需要传阅的文件送达给相关责任人，并做传阅登记。

第二十五条 承办：各责任部门（责任人）对需要办理的事项应及时进行办理。凡属承办部门职权范围内可以答复的事项，承办部门应当直接答复呈文单位；凡涉及其他部门业务范围的事项，承办部门应当主动与有关部门协商办理；凡须报请上级领导审批的事项，承办部门应当提出处理意见并代拟文稿，一并送请上级领导审批。承办情况与部门或个人绩效考核结合。

第二十六条 督办：综合部有权对承办情况进行督促检查。督办贯穿于签批事项处理的各个环节，根据事项的紧急程度随时或者定期向领导反馈办理情况。

第二十七条 时间控制：各事项在拟办、承办、督办等每一阶段，均要求办理的时效性；其中，普通件办理控制在48小时内，急件办理控制在24小时内，特急件应立即办理。各责任人应在相应时间范围内向公司领导、综合部反馈办理情况。公文办理时效纳入部门或个人绩效考核。

第八章 附则

第二十八条 本制度由公司行政部负责解释，并修订完善。

本制度自公布之日起施行

附件:

公文模板目录

一、A4型公文纸页边及版心尺寸

二、红头文件纸

四、请示

五、报告

六、部门间工作联系单

七、决定

八、通知

九、批复

十、通告

十一、会议纪要

十二、传阅单

十三、文件签收单

连诚公司文件

××字〔20××〕××号（仿宋三号居中）(红色反线距此4mm)

标题（宋体小二号居中）

主送单位（仿宋三号左侧顶格）：

自然段（左空2字）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

附件：1.××××（仿宋三号左空2字）

2.×××××××

（盖章生效）

二○一 年 月 日（右空4字）

主题词（黑体三号居左顶格）：词目（宋体小三号）

抄送（仿宋三号左空1字）：×××、×××

印发机关（仿宋三号左空1字） 201 年 月 日印发

连诚内部请示 秘密

××请字〔　　〕　 号 特急

总经理或总经理授权人批示：主管副总经理意见：标题：内容摘要：附件：1.2.签报人： 年　　月　　日呈文部门：经办人：联系电话：

注：办公室负责审核格式以及模板的正确使用；会签页及正文附后。

会 签 页

文件名及字号：

会签单位会 签 内 容会签意见（需根据呈文部门所申请审核内容明确会签意见）： 负责人签字： 签字时间： 年 月 日会签意见（需根据呈文部门所申请审核内容明确会签意见）： 负责人签字： 签字时间： 年 月 日会签意见（需根据呈文部门所申请审核内容明确会签意见）： 负责人签字： 签字时间： 年 月 日会签意见（需根据呈文部门所申请审核内容明确会签意见）： 负责人签字： 签字时间： 年 月 日原件存档部门复印件存档部门

关于X X X问题的请示

（标题二号宋体字加粗居中）

X X X: （主送机关和正文：仿宋3号）

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。

附件：1. X X X X X X X X X X X X X X X X

2. X X X X X X X X X X X X X X X X

（呈文单位）

二○一 年 月 日

连诚内部报告 秘密

××报字〔　　〕　　号 特急

总经理或总经理授权人批示：主管副总经理意见：标题：内容摘要：附件：1.2.签报人： 年　　月　　日呈文部门：经办人：联系电话：原件存档部门复印件存档部门

注：办公室负责审核格式以及模板的正确使用；会签页及正文附后。

关于X X X问题的报告

（标题二号宋体字加粗居中）

X X X: （主送机关和正文：仿宋3号）

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。

附件：1. X X X X X X X X X X X X X X X X

2. X X X X X X X X X X X X X X X X

（呈文单位）

　　　　　　　　二○○ 年 月 日

工作联系单

日 期： 编 号：

题 目收件部门收 件 人具体内容发文部门部门负责人办理期限对方签收备 注

关于XXX的决定（标题二号宋体字加粗居中）

XX决字〔 〕 号

正文 （仿宋3号）

为此，特决定如下：

一、

二、

三、

发文单位/部门（盖章）

二○○八年X月X日

主题词：（黑体小三） XX XX 决定（宋体小三） 主送： XXX部

抄送： XXX部

份数：共印X份 存X份 发X份

发文单位/部门 20XX年X月X日印

关于XXX的通知（标题二号宋体字加粗居中）

主送单位：（主送机关和正文：仿宋3号）

为了XXXXXXXX，经XXXXXXXX研究决定：

一、XXXX；

二、XXXX；

三、XXXX。

特此通知。

发文单位/部门（盖章）

二○○八年X月X日

主题词：（黑体小三） XX XX 通知（宋体小三） 主送： XXX部

抄送： XXX部

份数：共印X份 存X份 发X份

发文单位/部门 20XX年X月X日印

关于XXX请示的批复（标题二号宋体字加粗居中）

XX批字〔 〕 号

××单位/部门：（主送机关和正文：仿宋3号）

你公司××字[2017]1号文收悉，经×××研究，同意你公司×××××，特此批复。

发文单位/部门（盖章）

二○XX年X月X日

主题词：（黑体小三） XX XX 批复（宋体小三） 主送： XXX部

抄送： XXX部

份数：共印X份 存X份 发X份

发文单位/部门 20XX年X月X日印发

关于×××的通告（标题二号宋体字加粗居中）

XX通字〔 〕 号

正文（主送机关和正文：仿宋3号）

特通告如下：

一、

二、

三、

此告

发文单位/部门（盖章）

二○XX年X月X日

X X X会

会 议 纪 要（二号宋体字加粗居中）

X X会字〔 〕 号 签发人：

时 间：（仿宋四号）

地 点：

主 持 人：

出席人员：

列席人员：

缺席人员：

记 录：

议 题：（仿宋四号，加粗）

（正文，仿宋四号）