办公用品采购管理规范

办公用品采购是单位日常运营保障的重要环节，直接关系到办公效率提升、成本控制及资源合理利用。为确保采购工作有序开展，避免资源浪费与流程混乱，特制定本规范，明确采购各环节要求与责任，适用于单位内部所有部门及参与采购工作的相关人员。

规范的制定基于单位实际办公需求，结合成本预算管理目标，旨在建立标准化、透明化的采购体系。通过明确采购原则、流程、库存管理及监督机制，实现办公用品采购从需求提报到物资发放的全流程可控，保障单位办公活动高效、稳定推进，同时杜绝不必要的开支与管理漏洞。

一、采购原则

1. 需求导向原则：采购工作需严格依据各部门实际办公需求开展，禁止无需求采购、超需求采购。各部门应根据月度、季度办公计划，提前梳理所需办公用品品类与数量，确保采购物资与实际使用场景精准匹配，避免闲置浪费。
2. 成本控制原则：在满足办公质量要求的前提下，优先选择性价比高的产品与供应商。通过集中采购、长期合作等方式争取价格优势，同时建立采购预算审核机制，单次采购金额超过规定标准时，需提交详细预算说明，经财务部门与采购管理部门联合审批后方可执行。
3. 质量保障原则：办公用品质量直接影响办公效率与使用安全，采购时需对产品质量进行严格把控。优先选择具有质量认证、口碑良好的品牌产品，避免采购劣质、过期或存在安全隐患的物资。
4. 公开透明原则：采购流程需公开、透明，接受内部监督。供应商选择应通过公开征集、比价或招标等方式进行，确保竞争公平；采购相关信息（如采购清单、供应商资质、采购金额等）需存档备查，便于后续审计与追溯。

二、采购流程

（一）需求提报

各部门指定专人作为办公用品需求对接人，每月 25 日前根据本部门下月办公需求，填写《办公用品采购需求表》（需包含物资名称、规格型号、数量、预计使用时间、用途说明等信息），经部门负责人审核签字后，提交至采购管理部门。若存在临时紧急需求（如突发办公设备故障需更换配件），需填写《紧急办公用品采购申请单》，经部门负责人及采购管理部门负责人双重审批后，方可启动采购流程。

（二）需求汇总与审核

采购管理部门在收到各部门需求表后，于每月 28 日前完成需求汇总，形成《月度办公用品采购汇总表》。随后联合财务部门对汇总需求进行审核，重点核查以下内容：是否符合单位月度采购预算；需求物资是否为必要办公用品，有无重复采购或超量采购情况；物资规格型号是否统一，是否存在可替代的性价比更高的品类。审核通过后，采购管理部门将汇总表提交至单位分管领导审批；审核未通过的，需及时反馈至相关部门，说明问题并要求调整需求。

（三）供应商选择

1. 采购管理部门根据审批通过的采购汇总表，梳理所需物资品类，针对不同品类选择合适的供应商合作方式。对于常用且采购金额较小的物资（如笔具、文件夹、打印纸等），从单位已备案的合格供应商库中筛选 3 家及以上供应商，通过比价方式确定合作方，比价过程需形成《办公用品比价记录表》，记录各供应商报价、产品质量承诺、交货周期等信息，由采购人员与财务人员共同签字确认。
2. 对于采购金额较大、技术要求较高的物资（如办公电脑、打印机、投影仪等），需采用公开招标方式选择供应商。招标前需制定详细的招标文件，明确采购物资参数、质量要求、交货期限、售后服务、投标截止时间等内容，并通过单位官网或指定招标平台发布招标公告。投标截止后，组织评标小组（由采购、财务、技术部门人员及外部专业人员组成）对投标文件进行评审，根据评标结果确定中标供应商，并发布中标公告。
3. 新增供应商需提交营业执照、税务登记证、产品质量认证证书等资质文件，经采购管理部门与法务部门审核通过后，方可纳入合格供应商库。供应商库需定期更新，每年对入库供应商进行考核，考核指标包括产品质量、交货及时性、售后服务质量等，考核不合格的供应商将被移出合格供应商库，暂停合作资格。

（四）合同签订

确定合作供应商后，采购管理部门需在 3 个工作日内与供应商签订《办公用品采购合同》。合同内容需明确物资名称、规格型号、数量、单价、总金额、交货时间、交货地点、质量验收标准、付款方式、违约责任等条款，确保权责清晰。合同签订前需经法务部门审核，确认条款合法合规；合同签订后，采购管理部门需将合同副本提交至财务部门备案，作为后续付款与账务处理的依据。

（五）物资验收与入库

供应商按照合同约定交货时，采购管理部门需联合需求部门、仓库管理部门共同进行物资验收。验收内容包括：物资数量是否与合同一致；物资规格型号、品牌是否符合采购要求；物资外观是否完好，有无破损、变形等情况；产品合格证、质量检测报告等相关文件是否齐全。验收合格的，填写《办公用品验收单》，由三方人员共同签字确认后，由仓库管理部门将物资入库，并登记《办公用品库存台账》，记录物资入库时间、数量、规格、供应商信息等；验收不合格的，需立即通知供应商，要求其按照合同约定进行退换货或补货，直至验收合格，相关处理过程需形成书面记录存档。

（六）付款与结算

仓库管理部门完成物资入库后，将《办公用品验收单》提交至财务部门。财务部门核对验收单、采购合同、供应商开具的发票等凭证，确认无误后，按照合同约定的付款方式与期限进行付款。付款完成后，财务部门需及时更新财务台账，记录付款金额、付款时间、发票编号等信息，并将相关凭证整理归档。每月月底，采购管理部门与财务部门需对当月办公用品采购付款情况进行核对，确保账实相符。

三、库存管理

（一）库存台账建立

仓库管理部门需建立详细的《办公用品库存台账》，采用电子化与纸质化双重记录方式，实时更新库存信息。台账内容需包含物资名称、规格型号、单位、库存数量、入库时间、供应商、最低库存预警线、最近一次出库时间等信息，确保每一项物资的库存变动都可追溯。

（二）库存盘点

仓库管理部门每月需进行一次库存盘点，每季度进行一次全面盘点。盘点时需逐一核对库存台账与实际库存物资，统计库存数量差异、物资损耗情况，分析差异原因（如入库计数错误、出库记录遗漏、物资损坏等），并形成《办公用品库存盘点报告》，提交至采购管理部门与财务部门。对于盘点中发现的短缺物资，需及时反馈至采购管理部门，判断是否需要补充采购；对于损坏、过期的物资，需填写《办公用品报废申请表》，经审批后进行报废处理，并更新库存台账。

（三）最低库存预警

针对常用办公用品，仓库管理部门需根据历史使用数据与月度需求情况，设定最低库存预警线。当物资库存数量低于预警线时，仓库管理部门需立即向采购管理部门发出预警通知，提醒采购管理部门启动补充采购流程，避免因库存不足影响正常办公。最低库存预警线需每季度根据实际需求变化进行调整，确保合理性。

四、物资发放与使用

（一）物资发放

各部门需指定专人到仓库领取办公用品，领取时需填写《办公用品领用单》，注明领用部门、领用人员、物资名称、规格型号、数量、领用日期等信息，经部门负责人签字后，由仓库管理部门核对信息并发放物资。仓库管理部门需在发放后及时更新库存台账，确保库存信息准确。对于一次性领用数量较大的物资（如季度性办公用纸），需由领用部门说明用途与使用计划，避免浪费。

（二）使用管理

各部门需加强办公用品使用管理，倡导节约使用理念，避免浪费。例如，打印文件时优先采用双面打印，减少纸张消耗；笔具、文件夹等可重复使用的物资，需妥善保管，避免丢失或损坏；办公设备（如打印机、复印机）需定期维护，延长使用寿命。部门负责人需定期检查本部门办公用品使用情况，对浪费行为及时制止并纠正，引导员工养成节约办公的习惯。

五、监督与责任追究

（一）监督机制

单位成立办公用品采购监督小组，由纪检部门、财务部门、职工代表组成，负责对采购全流程进行监督。监督小组可定期或不定期检查采购需求提报、审核、供应商选择、合同签订、物资验收、库存管理等环节的工作情况，查阅相关台账与凭证，听取采购管理部门、需求部门的工作汇报。同时，设立监督举报电话与邮箱，接受员工对采购工作中违规行为的举报，对举报内容及时调查核实。

（二）责任追究

1. 若需求部门存在虚报采购需求、超量采购、重复采购等行为，导致资源浪费或成本超支的，将对部门负责人进行约谈批评，并扣减部门年度绩效考核分数；情节严重的，追究相关人员责任。
2. 采购管理部门人员在采购过程中若存在徇私舞弊、收受供应商贿赂、泄露采购机密等违规行为，一经查实，立即调离岗位，并按照单位规章制度进行处分；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理。
3. 仓库管理部门人员若因管理不善导致物资丢失、损坏、过期，或未及时更新库存台账、未按规定进行库存盘点的，需承担相应赔偿责任，并进行内部通报批评；情节严重的，给予纪律处分。
4. 供应商若存在提供劣质产品、虚假资质证明、延迟交货、不履行售后服务承诺等违约行为，将终止合作，并将其列入供应商黑名单，永不合作；造成单位经济损失的，依法追究其赔偿责任。

六、附则

1. 本规范自发布之日起施行，原有相关办公用品采购管理规定与本规范不一致的，以本规范为准。
2. 本规范由采购管理部门负责解释，若因单位业务调整、外部政策变化等原因需修订，由采购管理部门牵头，联合相关部门制定修订方案，报单位领导班子审议通过后实施。
3. 各部门需组织员工学习本规范，确保相关人员熟悉采购流程与管理要求，自觉遵守规范内容，共同保障单位办公用品采购管理工作有序开展。